企業のマーケティング・広報担当者の皆さま、イベントや展示会におけるカタログやノベルティといった「販促物」の管理に頭を悩ませていませんか？　「大事なイベント直前に必要なカタログの在庫が足りないことに気づいて冷や汗をかいた…」「オフィスのキャビネットがいつ使ったかわからない販促物の段ボールでパンパンだ…」「ノベルティの在庫がどこにあるかわからない…」といった経験がある人も少なくないはずです。そこで今回は、販促物の管理がなぜこれほど煩雑になるのかを解き明かし、その業務を劇的に効率化する「新しい管理のカタチ」を業種別の具体的な活用例と共にご紹介します。

イベント販促物の管理が大変な理由

多くの担当者が「気合と根性」で乗り切ろうとしがちな販促物の管理。しかし、その負担が大きくなるのには明確な理由が存在します。

 

【場所の問題】増え続けるモノと圧迫されるオフィス

イベントは一度きりではありません。新しい企画が立ち上がるたびに、新しいデザインのカタログやノベルティグッズ、ポスターなどが次々と生まれます。とはいえ、過去のイベント資材も「またいつか使うかも…」と考えると、なかなか捨てることはできないもの。こうして資材が増え続けた結果、気づけば会議室の隅や空いているデスク、キャビネットの上まで段ボールが山積みになっているなんてことも。

オフィスの賃料を考えればそのスペースは決して「無料」ではありませんが、一時性の高いイベントグッズなどの保管場所についてはついつい見逃されがちです。「自社で管理するには多すぎるけれど本格的な倉庫を借りるほどの量ではない」といった状況も問題を根深くする要因の一つです。

 

【管理の問題】担当者頼りのアナログな在庫管理

モノが増えれば、当然「何が・どこに・いくつあるか」を把握する「在庫管理」が必要になります。しかし、多くの場合、その管理方法は非常に属人的です。「担当者の記憶だけが頼りで、その担当者が異動や退職、あるいは急な休みを取った場合に全てわからなくなる」「更新されないExcelの在庫リストを見て、現物の数とファイルの数字が合わない」なんて会社も多いです。また、適切な環境で保管されているわけではないため、いざ使おうとしたらカタログの角が折れていたり、ノベルティが日焼けで変色していたりといった品質管理の問題も発生します。

 

【手間の問題】イベントごとの煩雑な入出庫作業

イベントが近づくたびに担当者が迫られる煩雑な作業も見逃せません。 山積みの段ボールの中から必要な資材を探し出して在庫を確認したり、 送り状を作成して梱包したり、配送業者を手配して集荷依頼をかけたり…その作業は多岐にわたります。またイベント後には、余った資材をオフィスに持ち帰り元の場所に戻す（あるいはそのまま放置される）作業も発生します。これらの作業は、担当者が本来時間をかけるべき企画立案や来場者へのアプローチといった、より戦略的な業務の時間を確実に奪います。

 

必要な時に必要な分だけ預ける「ミニロジ」で解決

これらの課題を解決するのにおすすめなのが、「外部倉庫（物流代行）のスポット利用」です。外部の物流倉庫と契約できるほどの予算はないという担当者の方もご安心ください。私たち関根エンタープライズが提供する小ロット保管サービス「ミニロジ」は、まさに皆様のようなニーズを満たすために生まれたサービスです。

 

「ミニロジ」がイベント担当者に最適な理由

・段ボール1箱から預けられる手軽さ
お荷物は段ボール1箱からお預け入れ可能。 イベント前の1カ月だけ、この資材だけ、といった柔軟な使い方が可能です。

・使った分だけの料金体系
初期費用は0円で、固定費もありません。かかる費用は必要な時に使った分だけの保管料と発送費用だけなので、コスト管理も明快です。

・ニーズに合わせた柔軟な対応
「イベントの日程が変わったので今すぐ荷物を取り出したい」など、あらゆるニーズに柔軟に対応が可能です。いわば「会社の外にある第二の倉庫」として、気軽に活用して頂けます。

 

【業種別】「ミニロジ」活用具体例

ここでは実際に「ミニロジ」がどのように活用されているのか、業種別のリアルなシーンをご紹介します。

 

化粧品・アパレルメーカー

抱える資材： 季節ごとのカタログ、新商品のサンプル、ブランドショッパー、店頭用POP、購入者特典ノベルティ等。

ミニロジ活用：全国各地で次々に開催されるポップアップストアや百貨店の催事用の販促キット一式をミニロジ倉庫で保管。イベント開催時には、ご指定頂いた各会場に直接荷物を発送します。イベント終了後に余った資材はそのままご返送頂き、再び倉庫で保管します。

担当者の声：そこまで数は多くないものの季節ごとに販促キットの入れ替えがあるので、日々オフィスに届くカタログやサンプルの保管場所に悩んでいたところ「ミニロジ」を見つけました。販促関連グッズをすべてミニロジで保管することで、オフィスがスッキリしてとても快適になりました。なによりデリケートな化粧品サンプルを温度変化の少ない倉庫で管理してもらえる安心感は大きいです。また、全国のポップアップへ直接荷物を発送できるので、店舗スタッフの準備や負担が劇的に減ったことも非常に助かっています。

 

出版社・教育関連企業

抱える資材： 書籍見本、学校案内パンフレット、申込用紙、オリジナル文房具（クリアファイル、ボールペン）等。

ミニロジ活用：年間を通じて開催される合同説明会や書店フェア用の資材をミニロジ倉庫で保管。年間のイベントスケジュールに合わせて、各会場へ必要な部数の資料を直送します。

担当者の声：毎年、営業担当が重い見本誌やパンフレットを抱えてイベント会場に向かうのが通例でしたが、ミニロジさんに保管・直送をお願いすることで重たい作業から解放されたのが何より助かっています（笑）。荷物の出し入れがすぐできるのも魅力で、急な説明会でも「資料がない！」と慌てることがなくなりました。

 

IT・ソフトウェア企業

抱える資材： 製品カタログ、ロゴ入りグッズ（Tシャツ、USBメモリ等）、のぼり、タペストリー、アンケート用紙等。

ミニロジ活用：年に数回の大型展示会用の資材をミニロジ倉庫で保管。お預かりした資材は、イベントブース設営の前日までに会場の指定場所（自社ブースや主催者事務局など）へ一括で納品します。

担当者の声：年に一度の大型展示会は社の一大プロジェクトですが、普段は全く使わないグッズでオフィスの一角を占領しているのは正直非効率性を感じていました。ミニロジに資材一式を預けておけば、開催日が近づいたら発送指示を出すだけなので本当に便利です。会場に直接発送できるのも非常に有難く、資材の搬入・搬出でチームが疲弊してしまうこともなくなりました。おかげで当日の来場者フォローやメディア対応といったコア業務に集中できています。

 

食品メーカー

抱える資材： 試供品（お菓子、飲料）、リーフレット、キャラクターグッズ等。

ミニロジ活用： 全国各地の物産展や試食イベントへの小ロット在庫をミニロジ倉庫で保管。

担当者の声：試供品は賞味期限の管理が必須です。物流のプロに任せることで、常に最新の在庫を先入れ先出しで正確に出荷してもらえます。全国各地の物産展や試食イベントへの小ロット発送にも柔軟に対応してくれるので、管理の手間と誤出荷のリスクを大幅に削減できています。

 

これまで当たり前だと思って見過ごされていた販促物の保管・管理業務。ミニロジのような外部サービスを賢く活用することで、オフィスのスペースを有効活用できるようになるだけでなく、担当者が煩雑な作業から解放され、そこで生まれた時間とエネルギーをイベントの企画立案やお客様へのフォローアップなど本来注力すべきコア業務に投下できるようになります。

「うちの会社が扱っている、ちょっと特殊な資材でも預かってもらえる？」「次のイベントまで時間がないけど、今からでも間に合う？」など、どんなことでも構いません。まずはお気軽にご相談ください。物流のプロとして、あなたの会社のイベント運営を全力でバックアップさせて頂きます！