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在庫管理の効率的なやり方は?基礎知識〜取り組み方まで深堀り解説 | 関根エンタープライズグループ

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2023.08.02

在庫管理の効率的なやり方は?基礎知識〜取り組み方まで深堀り解説

「在庫管理のやり方がわからない」
「ルールが複雑化しているので、改善していきたい」
「効率的な在庫管理のやり方が知りたい」

とお困りの方に向けて、今回は在庫管理の効率的なやり方についてご紹介します。

また、在庫管理の基礎知識や重要性、発注方式、具体的な取り組み方法についても触れていますので、ぜひ最後までご覧ください。

在庫管理の基礎知識

在庫管理のやり方をご紹介する前に、まずは在庫管理の基礎知識について理解を深めておきましょう。

在庫管理とは?

在庫管理とは、店舗や物流倉庫内にある商品の数量・場所・品質を管理する活動を指し、必要に応じて迅速に商品が供給できるような体制を維持することが求められます。

もし仮に、適切な在庫管理が行われていないと、在庫切れや過発注といったトラブルが発生したり、誤って賞味・消費期限が切れた商品を発送してしまう恐れがあります。

つまり、在庫管理は物を扱う商売をしている以上、切っても切れない重要な役割を担っているのです。

在庫管理の重要性とは?

在庫管理の重要性について、もう少し詳しく見ていきましょう。

在庫管理は倉庫内にある商品を管理する役割以外に、売上とコストのバランスをコントロールする役割も果たしています。

例えば、注文が入ったのに提供できる商品がストックされていなければ売上になりませんし、必要以上に仕入れてしまってやむを得ず値下げや廃棄処分することになれば大きな損失に繋がります。

これらを解決するには、

  • どれくらい仕入れすれば良いか
  • どれくらいの売上や損失が見込めるか

を判断する必要があり、その判断材料となるのが在庫管理となります。

つまり在庫管理とは、キャッシュフローを整理して、企業の健康経営を維持するための重要な活動だと言えるでしょう。

在庫管理のやり方は2種類(定量発注方式/定期発注方式)

在庫管理のやり方は、定量発注方式と定期発注方式の2パターンが基本です。それぞれの特徴とメリット・デメリット、向いている商品についてご紹介していきます。

在庫管理のやり方①:定量発注方式

定量発注方式とは、商品ごとに在庫としてストックする数量を決めておき、その数量を下回ったら発注するという方式です。

ストックしておく数量を発注点と呼ぶことから、発注点方式とも呼ばれています。

定量発注方式のメリットは、想定外の大量注文が入らない限り、在庫を切らす可能性が低い点です。また、誰が見てもわかる基準で発注が可能ですので、人為的なミスが起こりにくく、その都度発注量を考える必要がないのも、定量発注方式が得意とするところです。

ただし、季節品やトレンド品のような、時期によって需要が大きく変動する商品には向きません。

そのため、年間を通して安定した需要がある標準品に適した発注方式となっています。

在庫管理のやり方②:定期発注方式

定期発注方式とは、商品を発注する周期を決めておき、一定のサイクルで在庫を補充していく方式です。

定期発注方式のメリットは、発注するタイミングが「毎週○曜日/毎月○日」のように決まっているので、スケジュールが立てやすい点にあります。スケジュールが決まっていれば計画的に人員配備ができるため、人手不足に陥りにくく、また、無理な労働も発生しにくくなるでしょう。

一方で、定期発送方式には在庫の変動に気づきにくいというデメリットがあります。さらに、発注する度に在庫数や売上数などのデータを分析して、安全在庫を予測したり、周期を見直す必要もあります。

このように手間はかかりますが、時期や売れ行きに応じて在庫数を細やかに調整できるのは大きな利点です。そのため、定量発注方式が苦手とする需要の変動が大きい商品や、生鮮食品のような陳腐化しやすい商品の発注に適していると言えるでしょう。

在庫管理の効率的なやり方とは?5つのポイント

在庫管理の効率的なやり方とは?5つのポイント

在庫管理の効率的なやり方を、5つのポイントにまとめました。それぞれの特徴とポイント、具体的な取り組み内容について解説していきます。

ポイント①:在庫の状況を把握する

効率的に在庫管理するポイントの1つ目は、在庫の状況を把握することです。

ストックしてある商品の点数や数量が正確に把握できていなければ、まずそれらの情報を整理するところから始めましょう。商品点数や在庫数がわからないと、在庫切れを恐れて必要以上に発注をかけてしまったり、反対に売れるはずの商品を仕入れていなかったりと、経営自体に影響してしまうからです。

具体的な方法ですが、最近では便利な在庫管理システムが次々と登場していますが、まずはシンプルに「商品・数量・保管場所」の3項目に絞った在庫管理表を作ると良いでしょう。

また、管理表を記入するたびに商品名の書き方や、数量のカウント方法が変わると複雑になってしまいますので、最初に書き方のルールを決めておくのがコツです。

ポイント②:ロケーションを管理する

効率的に在庫管理するポイントの2つ目は、ロケーション管理をすることです。

ロケーション管理とは商品の居場所を管理する活動で、商品ごとにあらかじめ住所を決めておく固定ロケーションと、必要に応じて住所が変わるフリーロケーションという2つの考え方があります。

まず固定ロケーションのメリットですが、商品の場所が決まっているので、在庫管理がしやすい点にあります。そのため、大規模な物流倉庫や、標準品を多く取り扱っているような企業に向いているでしょう。

一方で、フリーロケーションのメリットは、在庫数や売れ行きに合わせて保管場所が適宜変えられる点です。少ないスペースで効率よく在庫管理ができる上、売れ筋商品をピッキングしやすい場所に移動すれば作業効率アップや負担軽減にも繋がります。

また、ロケーション管理をする上で重要なのが、わかりやすいロケーション番号(住所)を決めること。例えば、「棚番号A・1段目・間口から2列目」であれば「A-1-2」のように割り振っていきます。

この時、テープやラベルなどを棚に貼って棚番号を示すのも良いのですが、商品の場所をランプで知らせてくれるデジタルピッキングシステム(デジタルラックシステム)を導入すれば、在庫管理が便利になるだけでなく、ピッキングミスも回避できます。

在庫管理に欠かせない棚の選び方については、「物流倉庫の業務を効率化!棚の選び方と使い分けのポイント」で解説していますので、併せてご覧ください。

ポイント③:リードタイムを短縮する

効率的に在庫管理するポイントの3つ目は、リードタイムを短縮することです。

在庫管理には、発注・製造・納品の3つのフェーズでリードタイムが発生します。

1つ目の発注リードタイムとは、発注から納品までの期間を指します。陳腐化しやすく余剰在庫を残したくないような商品を扱っている企業は、この発注リードタイムの短縮に向けて取り組む必要があります。

2つ目の製造リードタイムとは、商品の製造にかかる期間を指し、期間が短くなるほど在庫としてストックしておける数量を最小限に抑えつつ、利益の最大化を目指していくことができます。

3つ目の納品リードタイムとは、商品の注文が入ってから納品するまでの期間を指します。商品をお客様の元にいち早く届けることは信頼関係の構築に繋がりますし、在庫を早期に現金化できるというメリットもあります。

これらのリードタイムを短縮するには、3M(ムリ・ムダ・ムラ)を取り除くのがポイントです。マテハン設備や物流システムを活用して、物とお金の流れを早めていきましょう。

なお、マテハン設備に関しては「物流現場で活躍するマテハン設備とは?各役割と基礎知識について」で詳しく解説しています。

ポイント④:倉庫内を整理する

効率的に在庫管理するポイントの4つ目は、倉庫内を整理することです。

商品の場所を正確に把握するには、倉庫内が整理されている必要があります。例えば、5S活動は倉庫内を整理する方法の一つで、在庫管理の他に、ピッキングや作業動線の効率化にも役立ちます。

この5S活動の「5S」とは、「整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)」の頭文字を取ったもので、まずはこの順番通りに作業を進めていくと良いでしょう。

【5S活動の取り組み】

整理:倉庫内の不要なものを処分する
整頓:物の場所を全従業員が把握できる状態にする
清掃:定期的に点検して整理整頓された状態を維持する
清潔:整理整頓が続く仕組みを作り、予防する
躾:全従業員が上記4項目を理解して、実行できる状態にする

具体的には、清掃点検チェック表や姿置きシート、整理整頓レベル表といったツールを導入したり、報告会や事例を発表する場を設けたりなどです。

これらの活動は、長く継続することで、より定着しやすくなります。従業員の声を取り入れながら、改善を重ねていきましょう。

倉庫の整理整頓については「倉庫を整理整頓して効率アップ!具体的な方法やコツを紹介」で深堀り解説しています。

ポイント⑤:定期的に棚卸しを実施する

効率的に在庫管理するポイントの5つ目は、定期的に棚卸しを実施することです。

棚卸しの際は、単にデータと倉庫内の数を合わせるだけでなく、滞留在庫や商品の状態、利益の算出など、複数の目的を持って取り組むと効率的でしょう。

また棚卸しには、在庫を1つずつカウントして記録していく実地棚卸と、帳簿やシステムを使って在庫管理する帳簿棚卸の2種類がありますが、どちらか一方だけすれば良いというわけではなく、両方を組み合わせて管理していく必要があります。

なぜ併用する必要があるのかというと、帳簿棚卸だけでは数値が合わないことが頻発するためです。

両者に差異が発生してしまう原因としてよくあるのが、カウント漏れやカウントミス、記入ミス、入力ミスといった人為的なミスです。どちらか一方だけで在庫管理をしていると、こういった差異に気づきにくいのですが、実地棚卸と帳簿棚卸を併用することで注文が入る前に気づくことができます。

さらに棚卸しの精度を高めるコツとしては、2人1組で取り組んだり、手順をチェックシートにして統一化したり、ハンディターミナルなどのマテハン機器を導入するといった方法があります。

在庫管理のやり方にはコツがある!作業の効率化を目指そう

今回は、在庫管理の基礎知識や、効率的なやり方についてご紹介しました。

在庫管理は、取り扱う商品数が増えれば増えるほど複雑になっていきます。また、商品ごとに独自のルールを設定していくと、さらに現場は混沌としてしまうでしょう。

もし「自社で改善ができない」「在庫管理に割り当てられるリソースがない」という場合は、在庫管理や物流業務をアウトソーシングしてしまうのもおすすめです。私たち関根エンタープライズグループのような物流アウトソーシングに依頼すれば、新たにマテハン機器を導入したり、人材育成に力を注ぐ必要がなく、自社のコアな業務にコストを集中させることができます。

物流アウトソーシングについては「物流アウトソーシングとは?メリット・デメリット・業者の選び方を解説」で詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にご覧ください。

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